Ako produktívne plánovať prácu

Dlhodobý prehľad aktivít

V prvom kroku si musíš zvedomiť všetky väčšie projekty resp. iniciatívy o ktorých vie tvoj tím už teraz. Ide o dlhodobý plán aktivít napr. na 12 mesiacov dopredu.

Príklad: V marci bude prebiehať veľká reklamná kampaň a v lete dôležité komunitné stretnutie. Na konci roka plánujete spustenie nového projektu. Všetky tieto aktivity by sa mali dostať do dlhodobého prehľadu aktivít tzv. roadmap.

Vytvoriť takýto prehľad môžeš napríklad vo Figme (FigJam súbor) alebo v Mire. Ja osobne využívam Agile roadmap šablónu pre FigJam a som s ňou veľmi spokojná, keďže obsahuje mesačný aj týždňový kalendár. FigJam taktiež umožňuje import úloh priamo z Asany alebo Jiry prostredníctvom widgetu.

Zoznam všetkých úloh na jednom mieste

V druhom kroku potrebuješ dostať všetky úlohy na jedno miesto. Na úvod nezáleží na tom, aké veľké sú a či ide o projekt s množstvom podúloh (napr. už spomínaná organizácia komunitného stretnutia) alebo úlohu ako takú. Dôležité je, aby boli na jednom mieste. Získaš tak prehľad o tom, aké úlohy potrebujete realizovať, ako veľké zhruba sú a čoho sa týkajú. Tento zoznam slúži ako podklad na plánovací rituál, kde sa rozdeľujú resp. priorizujú úlohy.

Zoznam môžeš vytvoriť nasledovne:

• V nástroji na správu úloh ako napr. Basecamp, Asana, Trello, Wrike, Notion a pod.
• Vo FigJam-e resp. Mire, pričom každá úloha bude na samostantej "sticky note".
• V Google Spreadsheet alebo MS Excel (túto možnosť zvyčajne neodporúčam ale na začitok to bude stačiť).

Prehľad o časovej kapacite tímu

Keď už vieš, aké úlohy je potrebné realizovať, je načase rozdeliť prácu do menších uchopiteľných celkov. Vo svete informačných technológií sa tieto menšie celky zvyknú nazývať aj šprinty. Moji kreatívni klienti však používajú aj názov kapitola či cyklus. Šprint zvykne mať 2 týždne, jeho dĺžku si však môžeš nastaviť podľa potrieb tímu a typu úloh.

Dôležitým predpokladom na naplánovanie šprintu je, že budeš poznať časovú kapacitu svojho tímu. Tú vypočítaš nasledovne:

Ak väčšina tvojho tímu pracuje na plný pracovný úväzok kľudne pracuj s dňami. Ak má tvoj tím rôzne pracovné úväzky, odporúčam vypočítať kapacitu najskôr na hodiny a následne na dni.

1. Vytvor si tabuľku, pričom čo riadok to člen tímu.
2. Zvoľ dĺžku šprintu a vypočítaj v ňom počet pracovných dní resp. hodín.
3. Následne od tejto hodnoty odčítaj:
   1. Ohlásené dovolenky a práceneschopnosť resp. OČR.
   2. "nePRACOVNÝ čas" tj. čas, ktorý nestráviš hlbokou prácou. Ja osobne sem počítam:
      1. Hluchý čas tj. čas strávený voľnočasovými rozhovormi s kolegami, prípravou kávy, presunmi po zasadačkách a pod. Všetci ho máme a je to zdravé. Zvyčajne tento čas tvorí zhruba 10% pracovného času.
      2. Porady tj. pravidelné tímové porady resp. pravidelné porady rôznych pracovných skupín.
      3. Pracovné stretnutia tj. naplánované stretnutia o ktorých vieš v čase plánovania šprintu. Nejde o úplne presné číslo, stačí odhad.
      4. Administratíva tj. aktivity, ktoré priamo nesúvisia so žiadnou konkrétnou úlohou, ale je potrebné ich urobiť ako napr. prečistiť si emaily, zorganizovať kalendár, prečítať si správy na Slacku alebo inom komunikačnom kanály a pod. Pri administratíve určite narazíš na otázku, či daná administratívna činnosť náhodou nesúvisí s konkrétnou úlohou. Zvyčajne to tak je, a preto by tento čas mal byť vedome minimálny.

Takto sa dopracuješ k dostupnému časovému fondu a uvidíš, koľko úloh si môžeš na dané obdobie naplánovať.

Stiahni si šablónu

Chceš si vypočítať pracovnú kapacitu svojho tímu? Stiahni si šablónu, ktorá ti ušetrí čas. Stačí keď sa prihlásiš na odber článkov a prémiového obsahu nižšie.